Inevitable Joy Contas

Para empresas e contabilistas

As faturas da empresa arrumadas sozinhas, todos os dias.

Recolhe as faturas do email e do papel, confirma-as nas Finanças, cruza-as com o banco e entrega-as à contabilista prontas a lançar. A empresa deixa de reencaminhar emails; a contabilista deixa de pedir o que falta.

  • 0 emailspara reencaminhar à contabilista
  • Todos os diasconfirmado no e-Fatura das Finanças
  • 1 downloadpor mês ou trimestre, pronto a lançar
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O Início mostra o que há para fazer
O Início diz a cada um o que há para fazer.

Em cinco passos

Do email e do papel até à contabilidade, sem ninguém pelo meio

  1. Recolhe

    As faturas do email entram sozinhas, também as que só trazem um link. O papel entra com uma fotografia ou pelo Telegram.

  2. Lê e separa

    Lê o QR code da AT, ou o documento, e guarda só o que tem o NIF da empresa.

  3. Confirma nas Finanças

    Todos os dias compara com o e-Fatura: mostra o que falta e corrige o que foi mal lido.

  4. Cruza com o banco

    Cada pagamento fica ligado à sua fatura. O que não tem fatura aparece logo.

  5. Entrega

    Por mês ou trimestre, a contabilista descarrega tudo pronto a lançar no seu programa.

Recolha

Todas as faturas entram sozinhas

Ninguém reencaminha nada: o sistema vai buscar as faturas onde elas chegam.

  • EmailDe 15 em 15 minutos lê as caixas ligadas (a da empresa e a do sócio). Apanha PDFs e fotografias e, quando o email só traz um link, descarrega a fatura.
  • PapelUma fotografia na app Captura (fica como ícone no telemóvel) ou enviada ao bot do Telegram. A resposta diz logo onde a fatura ficou.
  • VendasO SAF-T das faturas emitidas no InvoiceXpress é descarregado sozinho todos os meses.
Fotografar uma fatura em papel
Captura: uma fotografia e a fatura está guardada.

e-Fatura

Confirmado nas Finanças, todos os dias

A plataforma lê no e-Fatura o que os fornecedores comunicaram à AT com o NIF da empresa, com um utilizador das Finanças só de consulta, e compara com o arquivo.

  • Nada fica esquecidoSe as Finanças têm uma fatura e o arquivo não, aparece. A empresa diz se a vai enviar, se basta o registo (refeições, Uber, Bolt) ou se não é da empresa.
  • Erros de leitura corrigidosUma data, um NIF ou um valor de IVA mal lidos são corrigidos pelos dados oficiais da AT, enquanto a fatura não foi lançada.
  • Fornecedores que não comunicamFaturas guardadas que o fornecedor nunca comunicou à AT ficam assinaladas para a contabilista.
Faturas do e-Fatura em falta no arquivo
O que as Finanças têm e o arquivo ainda não.

Banco

Cada pagamento com a sua fatura

A conta da empresa está ligada por Open Banking, só para leitura: o sistema vê os movimentos e não consegue fazer pagamentos. Como o acesso é controlado

  • Cruzamento automáticoMesmo valor ao cêntimo, datas próximas e nome do fornecedor. Quando confirma uma ligação, aprende e da próxima vez liga sozinho.
  • Uber, Bolt e afinsAs viagens são faturadas pela plataforma ou pelo motorista e só existem no e-Fatura: o pagamento fica coberto por essa fatura.
  • O que falta, à vistaPagamentos sem fatura aparecem logo, para pedir a fatura enquanto ainda é fácil.
  • Pagas com outro cartãoFaturas pagas com o cartão pessoal do sócio ou por outra pessoa entram no arquivo na mesma; só não têm movimento no banco da empresa.
Movimentos do banco ligados às faturas
Cada pagamento com a fatura que o justifica.

Segurança do banco

Acesso ao banco só para ler, autorizado no próprio banco

A ligação à conta é feita pela Enable Banking, uma empresa autorizada e supervisionada ao abrigo da directiva europeia de serviços de pagamento (PSD2), o mesmo regime que o banco cumpre.

Autorizado no banco

A empresa entra na app ou no site do próprio banco e confirma lá o acesso. Esta plataforma nunca vê nem guarda as credenciais do banco.

Só leitura

A plataforma só lê os movimentos da conta. Não pode fazer pagamentos nem transferências: isso exigiria outra licença e outra autorização, que não existem.

Com prazo

A autorização dura até 180 dias. Depois disso o acesso pára e só volta com uma nova confirmação da empresa no banco.

Guardado aqui

Os movimentos ficam no servidor desta plataforma, só visíveis à empresa e à contabilista. Cada pedido à Enable Banking é assinado com uma chave que só este servidor tem.

Para a contabilista

Tudo pronto a lançar, num só download

Na página Faturas escolhe o mês ou o trimestre e descarrega um ZIP. Depois marca o que já lançou: as faturas que cheguem atrasadas não se perdem no meio das já tratadas.

  • Os PDFsTodas as faturas de despesa do período, com nomes legíveis (data, fornecedor, número).
  • Mapa de compras e IVA em ExcelBase e IVA por taxa, autoliquidação de fornecedores estrangeiros com câmbio do BCE, categoria de cada despesa com a regra geral do IVA (a decisão é sempre da contabilista), e uma folha com o que precisa de atenção.
  • SAF-T de vendasO ficheiro do mês, já descarregado do programa de faturação.
Faturas do período prontas para a contabilista
Descarregar o período e marcar o que já foi lançado.

Integração

No formato do programa de contabilidade de cada contabilista

Cada contabilista trabalha com o seu programa. A entrega adapta-se a ele, não o contrário.

Hoje, em formatos que todos lêem

PDF, Excel e SAF-T: abrem e importam-se em qualquer programa de contabilidade.

  • PDF
  • Excel (.xlsx)
  • SAF-T (PT)

Ficheiro de importação do seu programa

Se o programa da contabilista importa lançamentos ou documentos num formato próprio (CSV, Excel com colunas definidas), a exportação passa a sair nesse formato. Basta dizer qual programa usa.

Por API, quando faz sentido

Programas com API (por exemplo os de contabilidade online) podem receber os documentos directamente, sem descarregar nem carregar ficheiros. Avaliamos caso a caso com a contabilista.

A escolha é da contabilista: diz-nos que programa usa e como prefere receber, e a plataforma passa a entregar assim.

Quem faz o quê

Só aparece trabalho quando há trabalho

A empresa

  • Fotografa o papelNa hora, na app Captura ou pelo Telegram. O email entra sozinho.
  • Resolve os PendentesO que o sistema não decide sozinho: fornecedor novo, data duvidosa, NIF pouco claro.
  • Pagamentos sem faturaPede a fatura ao fornecedor ou marca "Não precisa" (por exemplo, uma transferência para o sócio).
  • Faturas em falta no e-FaturaDiz "Vou enviar", "Basta o registo" ou "Não é da empresa".
  • Faturas mensais em faltaLembrete para descarregar as faturas que só estão no portal do fornecedor, e aviso quando um fornecedor de todos os meses ainda não faturou.

A contabilista

  • Descarrega o períodoMês ou trimestre, num ZIP com PDFs, mapa de IVA e SAF-T.
  • Lança no seu programaComo sempre, ou com a importação feita à medida do programa que usa.
  • Marca como lançadasPassam de "Por lançar" a "Lançada": ninguém perde o fio.
  • ConciliaVê o banco e o e-Fatura para saber o que pedir.
  1. Durante o mêsA empresa fotografa o papel; o resto entra sozinho.
  2. Até dia 5A empresa resolve os Pendentes e os pagamentos sem fatura do mês anterior.
  3. A partir de dia 11O SAF-T está fechado: a contabilista descarrega, lança e marca.
  4. Se chegar algo depoisAparece como "Por lançar" no mês certo, sem se perder.

Critério

O que é guardado, e o que fica de fora

Primeiro lê o QR code da AT, que dá NIF, número, data, IVA e total sem erros. Sem QR code, lê o documento com inteligência artificial. Depois decide pelo NIF do adquirente.

  • GuardadaTem o NIF da empresa e um fornecedor conhecido.
  • PendentesHá uma dúvida que só uma pessoa resolve: fornecedor novo, data que parece mal lida, mesmo número com conteúdo diferente.
  • ForaDespesas pessoais, documentos de outras empresas, faturas "consumidor final", recibos, propostas e comprovativos.

Um talão em papel sem o NIF da empresa não conta para a contabilidade: o sistema avisa na hora para pedir a fatura com NIF.

O que significa cada estado

Faturas

Por lançar
Guardada, mas a contabilista ainda não a registou. A empresa não tem de fazer nada.
Lançada
A contabilista já a registou.

Pago por

Empresa
Paga pela conta da empresa: está ligada a um pagamento no extracto, ou foi paga com um cartão da empresa.
Sócio
Paga com um cartão pessoal do sócio: a acertar com a empresa (folhas "Pago fora da empresa" e "Conta do sócio" no mapa). "Presumido" quer dizer que a empresa ainda vai confirmar.
Outra pessoa
Paga por alguém de fora da empresa.
Por saber
Ainda sem pagamento à vista (por pagar, transferência futura, ou o banco ainda não mostrou o débito).

Banco

Sem fatura
Saiu dinheiro e não há fatura. A empresa pede-a ou marca "Não precisa".
A confirmar
O valor bate com uma fatura mas o nome não: a empresa confirma ou diz "Não é esta".
Com fatura
Pagamento e fatura ligados.
Não precisa
Sem fatura por natureza (sócio, Segurança Social, impostos) ou coberto por uma fatura do e-Fatura (a nota diz qual).

e-Fatura

Em falta
As Finanças têm a fatura e o arquivo ainda não. A empresa decide.
Vou enviar
O documento vem a caminho; quando chegar, liga-se sozinho.
Basta o registo
Lançada pelo registo do e-Fatura, sem documento (refeições, transportes).
Não é da empresa
Pedida com o NIF da empresa por engano; não entra na contabilidade.

Segurança

Só lê, nunca mexe

Entrada com dois factores

Por convite, com password e código de uma app autenticadora.

Banco só de leitura

Autorização renovada pelo titular. As credenciais do banco nunca são pedidas nem guardadas.

Finanças só de consulta

Um subutilizador criado pela empresa, que pode revogá-lo a qualquer momento.

Arquivo na União Europeia

Arquivo e cópias de segurança cifradas todos os dias na UE, e cada acesso a um documento fica registado.

Recomendar

É contabilista, ou conhece uma empresa a quem isto poupava horas?

Cada empresa tem a sua própria instalação, com o seu email, o seu banco e a sua contabilista, e a entrega no formato do programa que a contabilista já usa.

Falar connosco Entrar

Imagens de exemplo, com dados fictícios.